Guida a mee-table: per il gestore del locale

mee-table è il sistema di prenotazione per il tuo locale, integrato direttamente nel tuo sito WordPress. Gestisce prenotazioni, calendario e capienza, protezione anti no-show, prepagamenti, gift card e un bottone WhatsApp: tutto da un unico pannello.

Il plugin comunica con i server di mee-table.com per far funzionare tutto: prenotazioni, pagamenti e disponibilità non sono salvati sul tuo sito, ma su un servizio esterno dedicato e sicuro.

Durante i 14 giorni di prova hai tutto, senza eccezioni: gift card, prepagamenti, garanzia sulla carta, eventi. La prova serve a provare davvero, non a guardare da fuori.

Quello che vendi durante la prova resta tuo: le gift card che hai emesso restano valide e riscattabili anche dopo, e anche se poi scegli un piano che non le include.

Per più di quattro locali il prezzo si fa su misura: scrivici.

1. Vai su mee-table.com, crea un account gratuito (nessuna carta richiesta) e accedi alla tua dashboard.
2. Copia la tua license key, nel formato MTBL-XXXX-XXXX-XXXX.
3. Nel tuo WordPress, vai su mee-table → Impostazioni.
4. Incolla la license key nel campo apposito e clicca "Attiva licenza".
5. Se hai bisogno di prenotazioni illimitate o funzioni Premium, puoi fare l'upgrade dalla stessa dashboard su mee-table.com, pagando con Stripe o PayPal.

Dopo l'attivazione, il plugin verifica automaticamente la licenza ogni giorno: non devi fare nulla di manuale.

Vai su mee-table → Location e compila i dati del tuo locale:

• Nome, indirizzo, città: mostrati ai clienti.
• Email di contatto: dove ricevi le notifiche delle prenotazioni.
• Telefono: numero di contatto normale.
• WhatsApp (solo numeri): vedi punto 8 qui sotto.
• Max ospiti, orario di apertura/chiusura: usati per calcolare la disponibilità.

Se gestisci più di un locale, puoi aggiungerli tutti da questa stessa pagina, ognuno ha le proprie impostazioni indipendenti (capienza, prezzi, no-show, ecc.), tranne il collegamento Mollie che può essere condiviso automaticamente tra location dello stesso proprietario (vedi "Impostazioni → Mollie Globale").

Attenzione: questo NON è un pagamento del conto. È una garanzia: la carta del cliente viene bloccata, e l'importo viene addebitato solo se non si presenta.

Come attivarla

1. In Location, spunta "Protezione no-show attiva".
2. Imposta l'importo garanzia per persona (minimo 5,00 €).
3. Imposta la soglia ospiti: con 1 la garanzia è sempre richiesta, con 5 solo dai gruppi di 5 o più. Serve a non mettere attrito sulle coppie del martedì sera.
4. Collega Mollie. È l'unico metodo che supporta la cattura differita: Stripe e PayPal addebitano subito e non possono bloccare un importo senza prelevarlo.

Se non colleghi Mollie la protezione non si attiva, e la prenotazione va comunque a buon fine senza garanzia.

Cosa vede il cliente

Dopo aver compilato i suoi dati viene portato una volta sola sulla pagina di pagamento Mollie, dove inserisce la carta. Non paga nulla: l'importo viene solo bloccato. Poi torna sul tuo sito e vede la conferma.

Il comportamento cambia in base a quanto è lontana la prenotazione, ma per il cliente il passaggio è sempre uno solo:

• Entro 5 giorni: l'importo viene bloccato subito sulla carta.
• Oltre 5 giorni: viene addebitato 1 centesimo e la carta viene salvata. Il blocco vero scatta in automatico 5 giorni prima della data. Serve perché un blocco su carta scade dopo circa una settimana, quindi per una cena fra due mesi non si può bloccare oggi.

Come incassare la penale

Quando un cliente non si presenta, vai nel Cruscotto Cameriere, trova la prenotazione e premi "Non presentato". Ti viene chiesta una conferma, perché quel bottone preleva davvero i soldi dalla carta del cliente.

L'importo viene liberato da solo, senza che tu faccia nulla, quando:

• segni la prenotazione come presentato (il cliente è venuto)
• annulli la prenotazione

Se non fai niente, il blocco decade da solo dopo qualche giorno. Confermare una prenotazione non libera la garanzia: resta attiva fino alla sera stessa.

Diverso dal punto 4: qui il cliente paga davvero, subito, in fase di prenotazione, è un vero anticipo sul conto, non una garanzia.

Esempio pratico:

• Aperitivo: €40 a persona
• Cena: €55 a persona
• Dopocena: €40 a persona

Per attivarlo, in Location → Menu Tariffe: Prepagamento Prenotazione:

1. Clicca "+ Aggiungi tariffa".
2. Scrivi il nome (es. "Aperitivo") e l'importo.
3. Facoltativo: imposta una fascia oraria (es. 17:00–19:00): se lo fai, il sistema propone automaticamente quella tariffa al cliente in base all'orario che sceglie in prenotazione.
4. Clicca "Salva tariffe".

La politica di rimborso: sono due, non una

La garanzia no-show e il Menu Tariffe hanno due impostazioni separate, perché sono due economie diverse.

Garanzia no-show: la carta è solo bloccata, i soldi non li hai mai presi. Quindi non c'è niente da restituire, e quello che imposti è un termine per disdire senza penale. Se il cliente disdice entro il termine la garanzia viene liberata; oltre, se non si presenta, la penale è tua. Il valore tipico è 24 o 48 ore.

Menu Tariffe: i soldi li hai incassati e la spesa l'hai già fatta. Qui l'impostazione decide se sono rimborsabili, e il valore predefinito è non rimborsabile, che è lo standard per i menù a prezzo fisso. Se preferisci essere flessibile, metti una finestra larga: 72 ore, non 24.

Puoi tenerle diverse fra loro. Il caso tipico: prenotazioni con garanzia flessibile, menù degustazione da 55 € non rimborsabile.

In tutti i casi puoi sempre rimborsare a mano dal Cruscotto Cameriere.

Il promemoria arriva sempre via email. Con gli SMS arriva anche come messaggio, che si legge molto più spesso. mee-table non vende SMS e non prende commissioni: il costo, se c'è, è del tuo operatore.

In Location → Promemoria SMS scegli come mandarli:

• Il mio telefono Android: usi un telefono che hai già, con la sua SIM e un'app gateway gratuita. Costa quanto il tuo piano telefonico, ma il telefono deve restare acceso e connesso.
• Twilio, Skebby, Aruba SMS, Brevo, Vonage: scegli il tuo dall'elenco e ti chiediamo solo le credenziali che trovi nel suo pannello. Indirizzo, autenticazione e formato della richiesta li sappiamo già noi: non devi copiare niente dalla documentazione.
• Altro provider: solo se usi un servizio fuori elenco. Lì i campi tecnici li compili tu.

Il testo non lo scrivi qui: l'SMS usa lo stesso testo dell'email di promemoria, che modifichi una volta sola in mee-table → Email → Promemoria.

Provare prima di fidarsi

Sotto le credenziali c'è "Invia SMS di prova". Scrivi il tuo numero in formato internazionale e premi: parte un messaggio vero, con i dati che sono nel form anche se non hai ancora salvato, e consuma un credito.

Se manca un campo te lo dice prima di spedire. Dopo ogni tentativo il bottone si blocca dieci secondi, così un doppio clic per impazienza non ti brucia crediti.

Una cosa da sapere: la prova parte dal tuo sito, mentre i promemoria veri partono dai server mee-table. Se il tuo provider filtra per indirizzo IP, la prova può riuscire dove l'invio vero fallisce.

Per attivarle, in Location → Gift Card:

1. Clicca "+ Aggiungi taglio".
2. Scrivi il nome e l'importo (es. "€25", "€50", "€100").
3. Clicca "Salva gift card".

Il plugin crea automaticamente una pagina dedicata sul tuo sito (vedi Impostazioni → 🎁 Pagina Gift Card, funziona come la pagina "Prenota"). Un bottone "Regala una Gift Card" compare da solo sotto il widget di prenotazione, e puoi metterlo anche in altre pagine del sito (vedi punto 9).

In mee-table → Capienza Oraria trovi due schede:

• Capienza Oraria: imposta quanti ospiti puoi accogliere per ogni fascia oraria (default 80, 0 = fascia sempre bloccata).
• Blocchi Rapidi: per chiudere singole date (es. una festività) o intere fasce orarie in giorni specifici.
• Blocca un intervallo (dal: al): per chiusure lunghe, tipo una chiusura stagionale (es. ottobre–aprile): basta indicare la data di inizio e fine, senza dover cliccare ogni singolo giorno sul calendario.

È solo un link, non un servizio di messaggistica automatica.

Cosa fa:

• Compila il campo "WhatsApp (solo numeri)" in Location, in formato internazionale senza simboli (es. numero italiano +39 333 123 4567 → scrivi 393331234567).
• Sotto il widget di prenotazione compare un bottone "Scrivici su WhatsApp".
• Quando un cliente lo clicca, si apre WhatsApp sul suo telefono, con un messaggio già scritto verso il tuo numero.
• Il cliente scrive, tu rispondi normalmente: come una chat qualsiasi.

Il plugin non manda messaggi automatici ai clienti (niente promemoria o conferme automatiche via WhatsApp): questa sarebbe una funzione diversa (WhatsApp Business API ufficiale), non ancora disponibile.

Uno shortcode è un codice breve che inserisci in una pagina WordPress per mostrare una funzione del plugin.

• [mee-table]: mostra il widget completo di prenotazione (scelta ospiti, data, orario, contatti). Se attivi la creazione automatica della pagina "Prenota" (Impostazioni), questo shortcode è già inserito lì per te.
• [mee-table-giftcard]: mostra solo il bottone "Regala una Gift Card", da mettere in qualsiasi altra pagina del sito (es. la homepage, o una pagina "Regali").
• [mee-table-giftcard-page]: mostra il modulo completo di acquisto gift card (scelta taglio, dati acquirente). Va nella pagina dedicata alle gift card: se attivi la creazione automatica (Impostazioni → Pagina Gift Card), è già inserito lì.

Per usarli: crea (o modifica) una pagina in WordPress, e incolla lo shortcode nel testo, ad esempio:

`

Vieni a trovarci!

[mee-table]

`

Da mee-table → Moduli aggiuntivi trovi i bottoni per stampare la locandina con il QR code. Il volantino mostra sempre il prossimo evento in programma: se non ce n'è nessuno te lo dice, invece di stampare una data già passata.

Tre formati, e non sono lo stesso foglio ingrandito:

• A3: manifesto, si guarda da lontano. Titolo grande, QR da 85 mm.
• A4: vetrina o muro, si legge da un paio di metri.
• A5: leggio da tavolo, verticale oppure orizzontale per i portafoto apribili.

Ogni misura ha la sua impaginazione perché quello che rende leggibile un testo è la distanza da cui lo leggi, non la grandezza del foglio. Un titolo che funziona a 40 cm sparisce a 4 metri.

L'A3 non lo stampi in ufficio, lo porti in copisteria: è il formato grande più economico che ci sia.

La foto

Serve orizzontale. Sul volantino e nell'email sta in una fascia larga: di una foto verticale si vede solo una striscia centrale, di solito il muro dietro il piatto.

Quando scegli il file compare un ritaglio 3:2 che puoi spostare e ingrandire. Confermando, la foto viene rimpicciolita e alleggerita prima di partire dal tuo computer, così i 15 MB che fa oggi un telefono non li carichi mai.

Il pannello ti dice subito fino a che formato regge quello scatto: per l'A3 servono circa 2200 pixel di larghezza, per l'A4 circa 1550. Se la foto è piccola te lo scrive in arancione. Non è una formalità: comprimere meglio non inventa pixel che non ci sono, e una foto piccola stampata in A3 si vede sgranata.

Posso avere più location con una sola licenza?

Dipende dal tuo piano: alcune licenze permettono più location, altre sono limitate a una sola. Controlla nella tua dashboard mee-table.com.

Cosa succede se un cliente cancella la prenotazione?

Se ha pagato una garanzia no-show, viene rimborsato se cancella con più di 48 ore di anticipo rispetto all'orario prenotato. Entro le 48 ore, l'importo viene trattenuto (deterrente anti no-show) salvo che tu decida diversamente da manager.

Come faccio a sapere se una prenotazione è confermata o in attesa?

Dal Cruscotto Camerieri, dove vedi lo stato di ogni prenotazione (confermata, in attesa, annullata) e puoi gestirle.

Devo per forza collegare Mollie?

Dipende da cosa vuoi fare. Per le prenotazioni normali, senza garanzia e senza pagamenti, non serve.

Serve invece per tutto quello che muove soldi:

• la protezione anti no-show (è l'unico che sa bloccare un importo senza prelevarlo)
• il Menu Tariffe, cioè i prepagamenti
• la vendita delle gift card
• i biglietti degli eventi: Dating Aperitivo, Cooking Class
• i rimborsi, che si fanno dal Cruscotto Cameriere

In pratica: se vuoi solo ricevere prenotazioni puoi farne a meno, se vuoi incassare qualcosa no.

Come contatto il supporto?

Attraverso la tua dashboard su mee-table.com/dashboard.

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